商城停车协议签署流程

商城停车协议签署流程

  商城停车协议签署流程

  一.在接到租户要求租用停车位的书面或口头要求时,告知租赁条件,同时问讯租户要求停泊车辆类型和数量,回复对方一小时内给予答复;(由于zz大厦停车场的限制,必务问清租户车辆类型)

  二.根据所记项目,营运招商部人员致电物业管理处询问是否有空余的车位满足租户的要求;

  三.在得到管理处的确认后致电租户,告知详情以及重复租赁条件。介绍zz大厦停车管理办法时,需恰当地向租户解释,由于zz大厦停车场车位的限制所租车位均非固定车位,停车需受物业管理处的统一安排。

  四.问清停泊车辆的牌照号码,拟定《停车协议》(ZL-006)一式二份,交租户签署,同时请租户提供车辆行驶证复印件;

  五.收到租户签署的合同后,营运招商部具体经办人在合同经办人一栏中签署,填写《经济合同审核表》,部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部;

  六.总办签署下达,一份由营运招商部交租户签收,一份由总办交行政部保存,营运招商复印一份存档;

  七.收到签署生效的合同当日,营运招商部收款员根据合同条款制作付款通知,送租户签收;

  八.收到签署生效的合同当日,营运招商部书面通知物业管理处租赁期限,车辆类型、牌照号码等信息,由物业管理处与租户办理相关手续。

Editor:爱拾贝 www.aishibei.com

篇2:商务中心服务工作流程

  商务中心服务工作流程

  3.8.1前台服务

  1.接听电话和留言

  3问候语:Good morning/Good afternoon, May I help you?

  4听清转接对象或分机号码。

  5Transfer,等有人接再转接,然后挂机。

  5.14当所要转接的分机占线或客户外出,问明来电人是否有需要,为客户留言。

  5.15留言时首先要记录下所要找的客户的公司名称、房号和姓名、对方的姓名、公司名称、联络的电话、时间、并签上自己的姓名。

  5.16当客户外出回来时及时交给他。

  5.17如该客户出差在外多日,可把留言转交给其公司的其他人,以免有紧急问题可及时解决。

  2.收发快件与邮寄

  a)发快件

  一.客户交发快件到前台时,要在《每日服务记录Daily Job Sheet》和《外发快递记录Out Going Courier》上登记下日期、公司简称、快件种类、地点并准确记录下快件编号,经手人签字。

  二.打电话通知快递公司来取件,留下底单,并在上登记公司名称、快递类别(市内快递、EMS、DHL或其他)。

  b)收快件

  3快递公司送来快件,先签收,然后在《快递收件记录Incoming Courier List》登记日期、收件时间、公司、简称、快件种类、快件编号,并注明是否是包裹,最后经手人签名。

  4及时把快件送交客户,并让客户签收。

  c)邮 寄

  9对客户交寄信函,在专用本上登记日期、客户名称、发送地址。于每天下午4:00左右交于楼下邮政服务台送寄。

  10于下月初带登记本到楼下邮政服务台与服务台工作人员核对,以便月结帐。

  3.收发传真

  10发传真

  客户交发传真时,根据所给传真号码正确发送,同时登记下日期、简称、传真号码及其他明细,并签上经手人姓名,然后把传真确认报告归档。

  11收传真

  11.2收进传真应及时送交客户,如一时走不开,可先打电话通知客户;

  11.3收到客户传真时,根据商务中心客户或大楼客户在Daily Job Sheet或租户服务单上登记日期、客户简称、及传真的大致内容,然后送交给对应的客户,请客户签收。

  4.报纸的订阅和分发

  11.3.14订 报

  11.3.14.1每年的年初或六月底询问客户是否有订报需要并做好书面记录;

  11.3.14.2根据记录填好,订报的电脑清单带上钱款到九江路邮电局支局(九江路36号)订阅;

  11.3.14.3及时更新客户的订阅清单。

  11.3.15取 报

  每周星期一至星期五早上九点半左右,到底楼大堂前台取报。

  11.3.16发 报

  根据更新后的客户订阅清单,把报纸分开。

  11.3.17送 报

  在早上10:00左右把报纸送到客户房间内。

  5.文字处理

  6客户需打印文件、表格、应热情接待,仔细了解客户要求和所要达到的效果;

  7视前台工作情况,估计完成所需要的时间,转告客人,并请他回房或在沙发上稍候;

  8按照客人所提出的要求,正确处理文件,并打出草稿给客户审阅;

  9交付正本后,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

  6.翻 译

  9.1当客户有翻译业务时,应热情接下任务;

  9.2翻译成文后,交部门审阅,打出草稿给客户,并接受客户的修改;

  9.3完成译文以后,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

  7.预 订

  火车票

  为客户预定火车票前,应清楚地在预定登记表上记下客户所需火车票的时间、目的地、班次、张数、火车票的种类,并询问是否需要往返车票,最后请客户签名确认;

  立即与票务中心取得联系,询问是否有客户需要的火车票,如果有的话立即让他们送来;如没有的话,征求客户的意见,是否可换其他的时间,尽量满足客户的要求;

  当票务中心把票送来以后,交于客户让其确认,在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称、房号、服务项目。

  飞机票

  给客户预定飞机票前,应清楚地记下客户欲订机票的班次、目的地、起飞时间、张数、并问清哪个航空公司,有何特殊要求;

  与航空公司取得联系,询问是否有票,如有就告知航空公司预定部客户的姓名、性别、身份证号、国籍或护照号,并要求送票上门;

  票送来后请客户确认收下,并在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记公司名称及服务项目。

  酒 店

  a)将客户要求发传真到条件符合的酒店预定房间,其中要注明入住日期、公司名称、客户姓名、房间类型、并请酒店发回确认信;

  b)当收到酒店确认信以后,及时通知客户酒店的名称、地址及酒店经办部门人员的姓名;

  c)在《每日服务记录Daily Job Sheet》上登记客户名称及服务项目。

  8.大小会议室的预定及使用

  预 定

  a)客户预定会议室时,先察看会议预定表,核实有无空置,如空置则接受预定;如已有公司预定,则应在确认前预订仍生效的情况下才回绝本预订。

  b)会议室的预订必须问清有关细节,填写会议预订表:

  i.公司名称、联系人。

  ii.会议日期和时间。

  iii.会议形式和人数,告知收费标准。

  iv.询问是否需要提供会议设备设施,并告知会议期间可免费提供白板、电视机、录像机、幻灯片、铅笔、纸。

  v.告知会议期间免费提供纯蒸馏水。询问是否需要提供咖啡、茶水或其他饮料,告知单价。

  vi.询问其他要求,尽量做到不拒绝。最后,核对预订内容,详细填写预订表。

  会议室确认

  于预订开会日期的前一天,致电相关公司联系人,再次核对预订内容。修改后,复印预订表两份,分别致主管、清洁工。

  使 用

  a)基本做到会议前半小时,会议室处于准备状态:

  客户要求的会议形式,设备设施的准备,纸、笔、杯子以统一标准的方式摆放,以及客户特殊要求,特殊准备。

  b)从第一个客人进入开始,前台文员主动询问、指明方向,清洁工及时提供茶水服务。

  c)适当时候向客户致欢迎词"欢迎您到商务中心",并向其展示所需设备。询问客户有何要求,若有则记录下来。最后告知若需其他服务请拨打"0"通知前台。

  d)客户开始使用会议室时,在《会议室使用记录表》登记客户名称、房号、服务项目及开始使用时间。

  e)会议室使用完毕后,记录下时间和产生费用,请会议联络人或组织者签字认可。然后,由前台通知清洁工清扫。

  有关注意事项

  i.所有电线应由内部职员保管,并为每条电线配备一只橡皮圈。若客户连续几天租借和使用会议室,应每天收回电线。

  ii.安装好设备。保证顾客使用时只需按下电源开关。

  iii.遥控器应和相应的设备放在一起。

  iv.所有设备应放在规定位置,以便向顾客介绍。

  9.设备的出租

  若租户要将设备借到自己的房间使用,则应为其送去,同时带上拖线板,以备使用,并为客户安装。回来后登记使用启始时间;

  告诉客户用毕请打电话到"0"通知前台文员去取;

  当前台文员收到客户的电话以后,立即去客户处,收回设备;

  登记用毕时间。

  10.借小推车

  当有客户到前台借小推车时,打电话通知清洁工;

  清洁工把小推车送到前台,交给客户;

  当得知客户已用完推车时,清洁工或前台文员前去取车,并归位。

  11.煮咖啡的程序

  在瓶中备好所需冷水,倒人咖啡机内的蓄水处;

  在过滤壶中防入过滤纸;

  在过滤纸中加入适量的咖啡;

  把咖啡壶放置在底座上;

  打开电源开关,加热;

  咖啡液会顺着滤壶滴入空壶;

  在咖啡装满整个壶之前2分钟,关闭电源开关,以免关闭开关后继续滴下的咖啡溢出壶外。

  12.茶水和咖啡的递送

  第一,得知客户所需饮料、咖啡及茶水的数量,准备好杯碟、小勺及壶;

  第二,查明所需饮料、咖啡及茶水的数量库存满否,若不够,会议使用前备齐;

  第三,在会议室使用的当日,提前半小时准备,以防匆忙;

  第四,根据客户要求,备齐饮料、咖啡及茶水,并事先填好帐单同托盘按时送给客户,并请客户签单(当客户忙于接待客人时,帐单可在客人走后在签),并询问是否有进一步要求;

  第五,当客户用完茶水以后,及时通知清洁工清扫。

  3.8.2前台每月服务收入统计

  每天根据前台《每日服务记录Daily Job Sheet》上的服务记录分类进行统计,其中分一般秘书服务、商务服务、大小会议室租用及其他租用。

  月底根据每日的统计,出一张分类汇总的报表上交副主管。

  3.8.3商务中心网络服务

  网络接入服务的操作流程

  电脑维护服务计划的操作流程

  4.8商务中心财务工作

  固定工作为每月上旬开始制定账单:复印费、电脑维护费、饮水费、邮票费、咖啡费、快递费;每月中下旬开始制定账单:分机费、直线费、电话统计表、服务费/租金一览表及付款通知等。

  i.服务费统计

  每日根据Job Daily 日记账输入电脑Detail中,再统计各客户的月服务费,本月统计的为上一个月的服务费。固定产生的服务费项目有:电话费、邮票费、和咖啡费。

  1.电话费

  国际、国内长途

  每月的结算都为月中开始,如5月份的电话费,需结算的长途费为4月21日至5月20日的费用,依次类推。

  直线长途

  每月的月末,根据管理处拿下来的所有商务中心客户的银行托付单及电话明细单,作分列客户处理;

  填写直线分属表,计算每家客户直线市内、长途的实际费用及加收10%服务费的总金额;

  在每家客户的银行托付单上,注明实际金额和加收10%服务费后的金额。银行托付单复印一份,商务中心留档。电话明细单复印两份,客户和商务中心各留一份。

  分机长途

  根据商务中心客户的分机号,从电脑计费系统中打印出每个分机号的电话费清单;

  整理打印的二联单上面一份原件给客户,下面一份商务中心留档;

  填写分机分属表,计算出每家客户实际的长途电话费金额;

  根据直线、分机分属表统计出整月的长途费一览表。

  市 话

  直线市话

  月末,根据财务部拿下来的市话分列客户。

  填写直线分属表,并计算。

  分机市话

  从电话计费系统中查得每家客户的市话费金额。

  填写分机分属表,并计算出客户实际市话费用

  根据直线、分机分属表统计出市话费一览表。

  注意事项:一般管理处拿下来电话单,第二天就应把一览表送至财务部出纳员入账。

  2.邮票费

  每到月末,按照《邮票记录Outgoing mail record》 上登记的记录,计算出每家客户一个月的邮票费加收15%服务费后的总金额。

  复印一份给客户,原件商务中心留档。

  按照记录,填写并打印邮票费清单。

  3.饮料费(咖啡/可乐)

  文员拿到饮料单,先按照日期一天天分开,然后填写《Drink Daily Income Summary》 作每天的收入统计。

  整月的Drink Daily Income Summary 填好之后,原件交财务部,复印件由帐务主管留底。

  整理出每家公司一个月的饮料单,并打出总金额,原件给客户,复印件由帐务主管留底。

  统计后,打印出《整月饮料明细单》。

  i.出 单

  根据以上分类金额,打出服务费的明细单,出《付款通知》,检查人民币与美金间转换的准确率,并打出服务费一览表,送交财务核对盖章,盖完章请营运招商部经理签字确认,复印两份,一份商务中心留档,一份给财务部出纳员入帐。

  ii.整理签发

  分理每个客户服务费明细单和经盖章签字确认后的帐单原件,登记后签发。特殊:凡香港付费的公司,需要把这些帐单传真给我司香港财务及时跟踪香港的付款情况。

  4.9商务中心的钥匙管理

  商务中心由于其自身的营运性质,其房锁、家具锁都有别于大厦其他场所,所以保管及配置都需多加谨慎。

  商务中心的门锁分为四大类:万能钥匙、各出租办公室门锁钥匙、家具钥匙、公共大门钥匙。

  4.9.8万能钥匙

  拥有万能钥匙者:部门经理、客服主管、清洁工

  因商务中心的服务之一,即为客户递送留言条、邮件、物品等,要求我们工作人员在其外出时,将上述物品送至其房间并适时帮其收取传真以电告之,诸如此类的秘书工作若要高效保密地进行,务必进入其房间,再就是每日清洁工作的需要,故万能钥匙由此而生。既然万能钥匙能开启商务中心任何一间房间,它的重要性可见一斑。所以它的持有者必须具有高度责任感和道义感。按常规,只有商务中心的工作人员才可持有,并无条件规定一旦持有者丢失,其工作也将丢失。另外万能钥匙的数量要保持一个定数,任何人不能擅自多配,以保证它的严密性。

  4.9.9出租办公室门锁钥匙

  只能打开租户租赁房间的房门。只有当租户入驻后才可拥有。通常一间办公房只提供二把钥匙。若客户需多把,只能由我们配给,而不能自配,否则因自配钥匙而引起对我商务中心钥孔的任何损坏以及因此造成的一切后果将由此客户自负。此类门钥匙都按房号保存在商务中心服务台的钥匙箱中作为后备,客户执有的应是再配过的钥匙,每配一把钥匙都要额外收费。但客户退租时,仍要收回其所持有的全部的门钥匙。如客户遗失应按规定赔偿。

  4.9.10家具钥匙

  客户家具钥匙

  按照一件家具一把钥匙的原则配给租户,如需多配,按照其房门钥匙的做法收其费用,待其退租全部收回。客户家具钥匙分为桌子钥匙、文件柜钥匙,所有家具的钥匙也有相应的备用钥匙。

  商务中心工作室钥匙

  按照一名工作人员一把工作台钥匙的做法归人保管,若本人离职时务必将其工作台钥匙交至接任者手中。

  4.9.11公共大门钥匙

  大门为电子密码门锁。每扇门各有一把钥匙,由专人保管--客服主管。

  4.10投诉处理

  zz大厦管理处设有专门的客户投诉电话和投诉信箱,但由于营运部平时与客户接触较多,加上营运招商部直接面对商务中心的租户,故有时客户会直接打电话或发信件到营运部来投诉我司管理服务上的不足。因此,营运部应直接或主动协助管理部认真处理好客户的投诉,具体步骤如下:

  4.10.8对投诉电话的处理过程

  认真听取投诉电话的内容,并笔录下投诉人姓名、公司,联系电话以便及时取得联系。

  若投诉内容在营运部可以解决的责任范围内

  在电话中明确答复投诉人解决问题的具体方法;

  待问题解决后,再去电话向投诉人致歉,必要时以书面方式致歉。

  若投诉内容不属营运部可以解决的职责范围内

  在电话中明确答复投诉人我部将立即同有关部门联系,并将解决办法及时通知投诉人;

  立即将投诉内容向有关部门反映,并了解有关部门将采取的处理方法;

  再打电话通知投诉人,我部已将具体问题向有关部门反映,并告知将采取的处理方法以及解决人的姓名、联系电话等;

  事后,要打电话询问投诉人问题是否已经得到解决。

  若投诉问题较为棘手,则营运部应去投诉公司询问并了解具体情况,与有关部门联系,上报公司总办,协助处理和解决客户的投诉。

  4.10.9对于投诉信件的处理过程

  认真阅读客户的投诉信件,并笔录下投诉人的姓名、公司名称,联系电话等。

  若投诉内容在营运部可以解决的职责范围内

  去电话明确答复投诉人解决问题的具体方法,并恳请对方谅解我部工作中的不足为其司带来的不必要麻烦。

  待问题处理后,再向投诉客户书面解释并致歉。

  将客户投诉信件和我部回函存档。

  若投诉内容不属营运部可以解决的职责范围内

  先去电话与有关部门说明投诉内容,并将客户的投诉信件复印件递交有关部门具体处理

  去电话通知投诉客户我部已通知有关部门立即为其解决问题

  事后,要打电话询问投诉人问题是否已经得到解决;

  待问题最终解决后,要向投诉人作书面解释并致歉;

  最后将客户投诉信件和我部回函存档。

篇3:大厦租房合同签署工作流程

  租房合同签署工作流程

  营运招商部操作送签的常规合同有:租赁合同、电话线转让协议、停车协议。具体操作流程如下。

  3.8.1租赁合同(ZL-004/005)

  一.拟定合同;

  原则:恪守格式合同。根据双方洽谈的租赁条件按照标准合同格式打印租赁合同样本若租户对合同条款有异议要求更改的,须得到相关部门的审核和确认。

  二.准备正式合同;

  打印正式合同,一般一式四份,送租户签署盖章,同时要求租户提供如下相关证明文件。

  a)承租人是公司/公司代表处的,须由代表人签署盖公司章。

  附:公司/代表处的营业执照/工商行政管理局签发的注册登记证复印件。

  b)承租人是境外公司或正处于(即将)申办中的公司/代表处,须由代表人签署

  附:代表人身份证或护照复印件

  公司授权代表人签署合同的授权书

  (若代表人为公司负责人只需提供其作为负责人的证明文件复印件)

  境外公司或代表处之母公司的注册文件复印件

  (即所属国家签发的注册登记文件或税务登记文件等有效法律文件)

  c)承租人是个人的,须由承租人本人签署

  附:承租人身份证或护照复印件

  三.收到租户签署的合同后,营运招商部经理在合同经办人一栏中签署,填写《经济合同审核表》,部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部、总办审核;

  四.总办签署下达,我方持有的二份由总办分别交行政部和财务部,二份由租户持有的由营运招商部交租户。营运招商部自行复印一份存入档案;

  五.营运招商部副主管根据租赁合同以及相关的其他合同如停车协议、电话协议制作付款通知,经部门经理审核确认,财务部审核盖章后送租户签收;

  六.营运招商部经理助理制作租户档案,存储租赁合同及其他相关合同的复印件。

篇4:租户续租/扩租流程

  租户续租/扩租流程

  3.7.1租户的续租

  3大厦租户租期到期前四个月之前,商务中心租户在租期到期前二个月之前,营运招商部书面通知租户有关租期到期事宜,着手联络续租问题;

  4根据市场状况、租赁单位的具体情况,在续租谈判中有关续租条件给租户一个客观的报价。在谈判过程中要善于发觉客人的意图、想法及目的,以便续租工作的顺利开展;

  5续租顺利则及时与租户签订续租合同。有关续租合同的签订过程可参照租赁合同订立过程。

  3.7.2租户的扩租

  一.在日常工作中应十分留意租户的动向,特别有关租赁事宜。若发现租户有扩租意向应主动及时联系,根据租户提供的信息(主要是面积),给予适当的信息和安排。

  二.尚未到期的租户,若急于扩租,并不十分在意是否同一楼层。但若有同层次的空房,应优先提供。报价方面基本按照其以前合同的基价以及现zz大厦办公楼的报价和市场因素综合考虑。若租户是扩租与续租一同考虑的话,是否同一楼层即显得十分重要。此时应根据客户的具体要求给予尽量满足,否则就容易失去一个好的客户。

  三.扩租谈判过程中价格及位置是一个很重要的因素,但利用平时工作积累的感情去打动客户也是一个致胜的法宝。在谈判过程中,应适时掌握进攻、联络的销售步骤,特别注意对其行政主管或负责人的跟踪。

  四.扩租谈判成功,应尽快安排签订租赁合同,有关过程可参照租赁合同订立过程。

篇5:大厦租户客户服务流程

  大厦客户服务流程

  3.9.1租户定期拜访

  每月最后一个工作日,营运招商部客服主管协同经理助理拜访大厦租户,听取意见提供大厦物业管理的信息。拜访后汇总信息报部门经理同时反馈至物业管理处,物业管理处整改后,由营运招商部再次回访。

  3.9.2zz大厦客户VIP服务

  VIP服务是zz大厦对内部客户一种特色服务,针对大厦内部客户的贵宾(包括总部董事长、董事、总经理等高层人士)到访zz大厦所享受的热情礼遇。

  它包括下列过程:

  3在zz大堂或大门入口布置欢迎牌、欢迎横幅及来访客户国旗;

  4鲜花布置。基本上是四盆。(2盆在大堂欢迎牌左右,2盆在客户办公区域门口);

  5专用电梯1-2部,并在大堂至电梯口经过处铺设红地毯;

  6zz大厦高级管理人员在大门迎接。

  具体实施过程如下:

  一.营运部人员接到客户电话要求zz大厦提供VIP服务时,须请客户以书面形式要求,特别是对服务的具体要求、具体事件及来访贵宾的姓名及职位清晰了解。特别注意杜绝欢迎牌上的差错。

  二.根据客户的书面具体要求,安排有关绿化、欢迎牌等事宜书面通知管理处。在迎宾的当天,应安排客户实地检查,以便及时修正不妥之处,直至客户的确认。

  三.贵宾到访之前,应把zz贵宾签到簿交之客户有关负责人士手中,以供来访贵宾签字留念。

  四.VIP服务圆满完成后,将有关的书信来往及文件整理成档。