股份有限公司财务档案管理及保密制度
第一条 会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
第二条 财务部为会计档案主管部门。财务部对每年形成的会计档案,按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管两年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
第三条 档案部门接受保管的会计档案,原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的,会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。
第四条 会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
第五条 公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的,要经公司领导批准,且派专人陪同阅看;原件不得借出。
第六条 各种会计档案的保管期限,可分人永久、定期二类。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
第七条 会计档案保管期满,需要销毁的,由公司档案或财务部提出销毁意见,并严格审查,编造会计档案销毁清册,报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料,应单独抽出、另行立卷,直至案件结束为止。
第八条 会计档案销毁时由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前,监销人应认真清点核对:销毁后在销毁清册上签名,并将监销情况上报有关领导。
第九条 各财务人员及其负责人不得在未经公司主管领导同意的情况下将其掌握的经营意向、决策资料,公司有关规章制度,证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。
第十条 任何人不得在未经财务总监批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。
第十一条 对于印章的使用,其专门负责人在职责范围内按程序进行使用和登记,对于特殊事项,必须经公司领导签字批准后方可使用,并进行相应登记。
第十二条 对于财务保险柜、文件保密柜等财务专用设备,其使用人必须牢记使用密码,专人专用。
第十三条 凡违反上述规定者,视其情节严重程度,给予相应处罚。
篇2:档案管理制度
档案管理制度
1、公司档案:公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理,并明确具体责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料,保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限
(一)永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;
3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);
4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);
5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
(二)保存10年
1、有关年度及每月的决算文件;
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);
3、有关账目传票的记录;
4、有关收入、支出的原始凭证;
5、有关财产的评估及折旧的文件;
6、有关税收方面的文件;
7、重要的统计资料。
(三)保存五年
1、会议记录、纪要、决议;
2、有关政府法令的文件;
3、有关诉讼的文件;
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;
7、有关劳动协约及工会协定的文件;
8、有关经营协议及团体联系的文件;
9、有关贷款的重要文件;
10、有关投资及融资的重要文件。
(四)保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录;
2、发文薄、收文薄;
3、有关规定的制定,及施行的文件;
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;
5、有关安全管理的文件;
6、有关转账整理的文件。
(五)保存二年
1、有关登记简易的文件;
2、有关和政府机关交涉联络的文件;
3、有关简易的契约协定及备忘录文件;
4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;
5、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案,可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
2、公司其他人员借阅档案,经主管领导批准,并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制,密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时,密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案,由档案管理员填写销毁清单,专人监督销毁。
篇3:档案管理规定
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法:
1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
2. 步骤:
A. 收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。
企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
第九条 过程管理:
1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条 监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
第十五条 分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予 50~500 元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;
第二责任人为资料员所在部门的部门经理。