学院后勤物资服务采购管理办法

学院后勤物资服务采购管理办法

学院后勤公司物资(服务)采购管理办法

  为规范后勤总公司物资(服务)采购行为,保证采购工作规范、高效、透明实施,根据学校有关规定和公司实际,特制定本办法。

  第一章 总则

  第一条 本办法所称物资(服务)采购是指学校授权由后勤总公司自主采购的保证后勤工作正常运行的物资和服务,包括生产资料采购和委托社会服务采购。

  第二条 物资(服务)采购应当遵循公开透明、公平公正、质优价廉、诚实信用的原则,既保证生产工作高效运行,又保证采购工作规范运行。

  第三条 物资(服务)采购原则上以定点采购为主,非定点采购为辅。定点采购是指各部门应从后勤总公司核准准入的合格供应商名录中进行物资(服务)采购。特种材料和非常用材料可进行非定点采购。

  第四条 非学校授权的物资(服务)采购,由后勤总公司向职能部门报告,纳入学校采购。

  第二章 物资(服务)采购供应商准入及管理

  第五条 物资(服务)采购合格供应商准入和管理由监察中心负责。

  第六条 物资(服务)采购合格供应商由监察中心组织,办公室、结算中心、实体业务部门参与,共同考察筛选。

  第七条 物资(服务)采购合格供应商应具备以下条件:

  (一)在工商部门注册的法人或具有独立承担民事责任能力的其他组织和个人。

  (二)具有提供满足后勤总公司生产所需物资(服务)的能力。

  (三)具备持续稳定的合格物资(服务)供应渠道和市场信誉。

  (四)具备物资(服务)交付后的服务和支持、配套服务能力。

  (五)应承诺所销售物资(服务)显着低于同期同物资(服务)的市场价格。

  第八条 物资(服务)采购合格供应商须经后勤总公司党政联席会研究同意。

  第九条 监察中心应对物资(服务)采购合格供应商建立名册,进行日常管理。

  第十条 监察中心每年应组织办公室、结算中心、实体业务部门对后勤总公司物资(服务)采购合格供应商进行一次集中检查,并提出保留、清退、重新选择的建议。

  第十一条 列入后勤总公司物资(服务)采购合格供应商名录的单位和个人有以下行为的应予以清退:

  (一)提供虚假证明,骗取后勤总公司物资(服务)采购合格供应商准入资格的。

  (二)提供的物资(服务)价高质劣。

  (三)售后服务不及时,不到位,或不能满足工作需求的。

  (四)与采购人串通虚假采购套取资金的。

  (五)不接受后勤总公司组织监督检查的。

  第三章 物资(服务)采购流程

  第十二条 各部门采购物资应先填写《后勤总公司物资采购计划审批表》,详细填写采购物资名称(规格型号)、数量后交由监察中心审核。

  第十三条 监察中心根据物资库存及实际需要审核各部门的采购计划,同意采购的填写同意意见,不同意采购的予以退回。

  第十四条 各部门采购物资计划经监察中心审核同意后,由总经理进行再次审核,审核同意后进入采购程序。

  第十五条 物资采购计划经总经理审核同意后原则上由使用部门自主采购,在采购中应做好价格谈判和质量控制。

  第十六条 专项物资采购、固定资产物资采购、单笔物资采购在5000元以上的,须经后勤总公司党政联席会同意。

  第十七条 对确需外包的服务项目,由职能部门提交后勤总公司党政联席会议研究。

  第十八条 外包服务项目由监察中心组织,办公室、结算中心、实体业务部门参与,共同对预选供应商进行考察和价格谈判。

  第十九条 服务外包供应商和外包价格须经后勤总公司党政联席会研究同意。

  第二十条 外包服务项目应签订服务合同,合同原则上每年签订一次。

  第四章 采购物资(服务)管理

  第二十一条 后勤总公司采购的物资原则上实行“零库存”,即根据即时和实际需要采购。

  第二十二条 各使用部门是采购物资的管理者,应做好出入库管理和使用管理,提高物资使用效率。

  第二十三条 各使用部门应指定专人负责采购物资的验收工作,填写出入库凭据。

  第二十四条 各使用部门对留存物资应做好库存管理,建立物资领用制度。

  第二十五条 各部门根据工作职责对外包服务进行管理,指导和监督外包服务供应商提供高质量的服务。

  第二十六条 各部门认为外包服务供应商所提供的服务不能满足工作需要的,应及时向公司报告。

  第五章 物资(服务)采购监督及违纪处理

  第二十七条 监察中心负责对各部门采购物资的价格和质量,外包服务的价格和质量进行监督。

  第二十八条 监察中心应建立后勤总公司物资价格信息库,定期对采购物资价格与市场价格进行分析比对。

  第二十九条 各部门采购物资应严格遵守采购纪律,如发现有下列行为的除进行经济赔付和处罚外,视违纪程度,还将给予警告、转岗、报送学校等方式处理。

  (一)不按规定程序进行采购,干扰采购工作正常进行的。

  (二)与供应商相互串通,高估冒算,有意多付货款的。

  (三)不认真履行职责,购进货物以次充好、价高质次或假冒伪劣的。

  (四)采购过程中接受供应商礼品、回扣或有价证券的。

  (五)采购过程中拒绝监督,对违纪违法行为有意包庇的。

  (六)挪用、贪污、私分采购货款的。

  第三十条 监察中心应定期向职能部门了解外包服务供应商提供服务情况,主动监督外包服务供应商提供服务情况,对不能满足后勤总公司要求的,及时提出清退和更换建议。

  第六章 采购物资(服务)报账流程

  第三十一条 后勤总公司物资采购工作完成后,应及时报账,不积压、不累积,原则上单笔结算费用不得超过5000元。

  第三十二条 各部门物资采购完成后应持发票和出入库清单报账,出入库清单应有办理人员签字,发票应有采购经手人、部门负责人、监察中心审核人签字。

  第三十三条 外包服务项目依据合同约定付款。

  第三十四条 物资(服务)采购发票须经总经理(或授权人)签字后方能报账。

  第七章 附则

  第三十五条 本办法未涉及内容按照国家相关法律、法规及学校有关规定执行。

  第三十六条 本办法自下发之日起施行。

  第三十七条 本办法由后勤总公司负责解释。

篇2:住宅小区物资采购管理规程

  物资采购管理规程

  1.目的

  为保证大厦设备维修保养,日常办公事务及保洁工作的物资需要,提高采购工作的质量管理,特制定本管理规程.

  2.范围

  各部门工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工程所需的配件材料和印制表格标牌等.

  3.职责

  3.1 采购员负责对各类物资的采购工作.

  3.2 财务部派专人负责需采购物资的复审工作.

  4.程序

  4.1根据各部门月请购所需常规或急购物资填列的请购单的品名、数量、规格、型号等,及时与相关的业务单位联系,落实物资和价格后,反馈采供部主管初审后,报大厦财务部复审,再呈大厦总经理批示后及时组织物品的购入,物资到位后,及时通知有关部门领用.

  4.2对急购物品,要按使用部门要求的时间及时采购.(特殊情况先购后批),确保大厦设备的正常运转.

  4.3 对一些规格、型号强的特殊配件和购买,可请示工程部经理,委派工程技术人员共同外出购买,以便确认规格、型号、鉴别质量.

  4.4 严格按照《合格分供方名册》选择采购渠道,不得擅自变更.

  4.5 对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向,以保证长期稳定的关系.

  4.6对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压.

  4.7对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款.

  4.8对大宗物资的采购,必须由二人操作,从询价到落实,从质量到价格均由二人共同负责.

  4.9采购员要负责对物资使用随时回访,了解物资的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与分供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作.

  4.10为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约.

  4.11库管员要对物资质量把关,对不合格物品的退换起监督作用.

  4.12采购员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐.

  4.13对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳,提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理.

  4.14 采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练.

  4.15 采购员要认真填报《物资结算统计表》.

  4.16 树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责.

  4.17 杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于二倍罚款,同时申报人事部立即开除.

  5.监督执行

  部门经理监督执行

篇3:工程物资采购管理制度

  工程物资采购管理制度

  一、主要内容与适用范围

  本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。

  本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。

  二、工作职责

  1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。

  2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。

  三、物资管理要求

  1、按照批准的物资采购计划和文件,按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备,遵守国家有关法律法规,执行本公司《采购控制程序》的有关规定。

  2、材料采购实行分级管理,物资种类分为:

  重要物资:钢材、水泥、商品砼、设备。

  主要物资:砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。

  辅助物资:其他建筑材料、燃料、周转材料等。

  3、材料采购计划编制:

  A、工程项目需用材料清单。

  B、工程项目进度表(如遇计划更改,应补充计划表),在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科 组织采购。

  C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况,统一策划,分别编制材料采购计划。

  D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施,主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。

  E、物资采购后要准确、及时、迅速地验收物资,做到合理保管,妥善养护,减少保管损耗,使物资安全存放。

  4、材料采购合同

  (1)材料采购的供方一般应在单位颁发的合格分承包方名单中确定,质量科检查监督。

  (2)各种材料采购合同,由质量科负责签订,经理办检查监督。

  (3)材料采购合同必须符合《经济合同法》有关规定,尽量采用国家标准合同文本。

  (4)对违反合同,不能按质按时供货的分承包方,各单位应及时上报质量科,由质量科提出处理意见,并报主管领导批准后予以通报除名。如该承包方从名册中除名,此部门在一年内不得使用。

  5、材料的验证

  (1)根据采购合同和生产要求,必要时质量科应组织质检员不定期的到分承包方(供方)货源处进行验证,发现问题及时提出改进要求,确保供方按质、按量、按时供货,这种验证也可在采购文件中约定,但不能作为进货验收时的依据。

  (2)如工程合同中规定(质量科)需对分承包(供方)物资进行验证工作,但不能代替材料部门的验证,也不能减轻本公司履行合同责任。

  (3)材料进货验证的分级管理

  重要材料、主要材料的进货验证由施工单位项目部负责,质量员验证,其它材料的进货验证,应由施工单位委派的仓库保管员验证、负责。

  (4)材料进货验证必须按合同条款进行,根据分承包提供的有关规格、数量、质量等证明文件,清点查验进库(工地)材料,材料验证人员填写"物资验收记录"具体执行《生产和服务提供控制程序》及《过程和产品测量和监视程序》。

  (5)需作复试检验的材料,由各使用单位及时送试验室。根据复试检验报告作好有关标识工作。

  (6)在进货检验中发现不合格材料,应及时按规定作出不合格品的处理工作,并按《不合格品控制程序》进行控制。