业主回访制度

业主回访制度

业主回访制度

  为加强物业管理处与广大住户(业主)的联系,使管理处各项工作置身于住户(业主)监督之中,从而集思广益,及时总结经验、教训,不断改进管理工作,提高服务质量,特制定对住户回访制度。

一.回访要求

  1.物业管理处正、副主任把对住户(业主)的回访列入职责范围,并落实到每年的工作计划和总结评比中。

  2.回访时,虚心听取意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,作好回访记录。

  3.回访中,对住户(业主)的询问、意见,如不能当即答复,应告知预约时间回复。

  4.回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉,及时逐条整理综合、研究、妥善解决,重大问题向公司请示解决。对住户(业主)反映的问题,做到件件有着落,事事有回音。回访处理率达100%,投诉率力争控制在1%以下。

二.回访时间及形式

  1.牧业管理处办公室主任每年登门回访1~2次。

  2.物管员按区域范围分工,每月回访1次。

  3.每季度召开一次楼长会,征求意见。

  4.利用节日庆祝活动、社区文化活动、公关活动等形式广泛听取住户反映。

  5.有针对性地对住户(业主)作专题调查,听取意见。

  6.物业管理处设投诉信箱,投诉电话,由专人接收,交办公室主任及时处理。

  7.随时热情接待来访,作好登记。

篇2:业主回访管理制度

  管理处业主回访制度

  为了确保业主回访工作的落实,提高物业管理服务的质量和服务满意率,特制定本制度。

  一、管理处负责人主管回访工作。机电班长(机电工)、协管队长(协管员)、保洁班长(保洁员)协助进行回访工作。

  二、业主回访主要分为四类:

  (一)对业主、物业使用人投诉处理后的回访;

  (二)对业主、物业使用人报修处理后的回访;

  (三)对业主、物业使用人征询意见后的回访;

  (四)定期回访。

  三、回访要本着耐心诚恳的态度,并认真填写《业主回访记录单》。

  四、对业主、物业使用人投诉处理后,管理处负责人必须主动电话或上门进行回访,做好记录,一般不超过48小时。主要征询对投诉处理的意见及效果与防止出现类似的问题的预防措施。

  五、对业主、物业使用人报修后的回访,主要由机电人员负责。对回访中发现不合格服务要进行纠正。

  六、向业主、物业使用人征询服务意见后的回访,主要由管理处负责人负责,要验证服务评价的真实性与可靠性,验证维修服务、特约服务、有偿服务的质量,尤其是对不满意评价的需100%回访,进行更具体的意见征询与沟通,并表示歉意与表明改进的措施。对评价好的表达谢意。

  管理处每个月都要对业主、物业使用人定期进行回访。定期回访的主要内容是服务质量的意见与服务的建议。应合理安排时间,抽样与有针对性意见的回访相结合。全年回访户应达到小区住户的50%。

  七、《业主回访记录单》应妥善保管,并逐年整理归档。

篇3:业主回访管理标准作业规程

一、目的

  规范回访工作,及时验证管理服务工作的质量和效果,确保管理服务工作质量。

二、适用范围

  适用于物业管理处各项管理服务工作效果的回访。

三、职责

  1、管理处经理负责重大投诉的回访工作。

  2、服务中心主管负责制定回访计划和组织、安排一般回访工作。

  3、服务中心管理员依照本规程实施具体回访工作。

四、程序要点

  1、服务中心主管制定回访计划,安排回访

  (1)回访时间安排:

  a、投诉事件的回访,应在投诉处理完毕后的三天内进行;

  b、维修工程的回访,应在完成维修工程一个月后,两个月内进行;

  c、特约服务的回访,应安排在合同执行期的中期阶段和结束后进行;

  d、急救病人的回访,应安排在急救工作结束后的一周内进行;

  e、管理处发行的报刊、杂志及组织的文体活动的回访,组织、发行完毕后一个月内进行;

  f、其他管理服务工作的回访,应安排在完成管理服务工作后的一周内进行。

  (2)回访率:

  a、投诉事件的回访率要求达到100%;

  b、维修服务、特约服务和求助服务的回访率要求分别达到30%;

  c、报刊、杂志及组织的文体活动的回访率要求达到10%;

  d、其他管理服务工作的回访率按当时情况由服务中心主管确定。

  (3)回访人员的安排:

  a、重大投诉的回访由管理处经理组织进行;

  b、一般投诉的回访由被投诉部门主管与服务中心管理员共同进行;

  c、维修服务、特约服务和求助服务的回访由管理员进行。

  (4)回访的内容:

  a、质量评价;

  b、服务效果的评价;

  c、住户的满意程度评价;

  d、缺点与不足评价;

  e、住户建议的征集。

  2、服务中心主管依照回访计划,通知相关人员进行回访,回访人员应到服务中心领取《回访记录表》,并在《回访记录签收表》上签收。

  3、回访人员在限定时效内进行回访,回访工作一般采用与住户面谈、现场查看的方式综合进行,将回访内容扼要记录在《回访记录表》上,并请住户对记录内容签名确认。

  4、回访人员在《回访记录表》上签名确认,并将表格交回服务中心。

  5、服务中心主管对处理完毕的《回访记录表》进行审核,并加注意见。对于回访内容反馈为不合格的事件应上报管理处经理,按《住户投诉处理标准作业规程》办理,并将处理意见记录在《回访记录表》上。

  6、管理员每月末对回访结果进行统计、分析,对发现的回合格、连续就同一事项投诉两次以上、同一种维修3次以上的现象,写成统计分析报告,以书面形式经服务中心主管审核后,报管理处经理决定是否按照《不合格纠正、预防标准作业规程》输。

  7、《回访记录表》于每月25日前统一交经理助理审核后部分可作为员工绩效考评依据)交办公室存档保管两年。

  8、本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。

五、记录

  1、《回访记录签收表》

  2、《回访记录表》

  3、《回访统计表》

六、相关支持文件

  《住户投诉处理标准作业规程》